Notulen Werkgroep 1.1 – projectgroep Sportspullenbeurs – Bijeenkomst 1. 4 oktober 2023

Sportruilbeurs / sportspullenbeurs

Bespreking met Lex Albers en Rita Zwiers bij de Duurzaamheidswinkel.
Datum: 4 oktober 2023
Betreft: uitwerken idee Sportspullenbeurs vanuit werkgroep 1 Lokaal Sportakkoord

Het idee

Sportspullen (schoenen, kleding, materiaal) zijn duur! Veel kinderen groeien snel uit hun kleding, mensen gaan een andere sport doen of stoppen met de sport. Al deze spullen blijven over en gaan naar de kledingcontainer of worden weggegooid. Het (duurzaamheids)idee is om een beurs te organiseren waarbij alle inwoners van Woerden de mogelijkheid krijgen om goede gebruikte sportspullen gratis op te halen. Sportverenigingen die mee willen doen, zamelen in de weken voor de beursdag de spullen in van hun leden. Op de beursdag zelf staan vertegenwoordigers van die vereniging bij hun standje en mogen de spullen weggeven aan mensen die de beurs bezoeken.

Om de minder bedeelden in Woerden een ruime keuze te bieden mogen zij exclusief het eerste uur de beurs betreden. Voor deze doelgroep worden de speciale VIP passen uitgedeeld bij de voedselbank en andere instanties waarlangs deze doelgroep bereikbaar is.

Het idee is om de beurs meerdere keren per jaar te organiseren maar we beginnen met een beurs in het voorjaar 2024. Het budget voor verzamelboxen, publicatie (posters, stickers, flyers etc), het ontwerp van een (compacte) huisstijl, eventuele huur locatie en versnaperingen tijdens de beursdag worden aangevraagd uit het Lokaal Sportakkoord budget. In 2023 kan hopelijk nog een beroep op het budget worden gedaan voor aanloopkosten.

Organisatie

Beweegteam Woerden / werkgroep 1 Sport Akkoord: coördinatie en regie – Rita Zwiers
Duurzaamheidswinkel: organisatie –  Lex Albers
Team vrijwilligers: communicatie en uitvoering – nog op te zetten uit een aantal vrijwilligers van sportverenigingen.

Ter discussie / overweging

  • Naamgeving : Sportspullenbeurs?
  • Beurs kan op 1 locatie plaatsvinden of op een dag bij de verschillende verenigingen
  • Hoe vaak houden we de beurs? 2-4 x per jaar?
  • Tijdsplanning van de beurs (dag / avond, weekend of door de weeks?)
  • Tzt Woerden Pas erbij betrekken
  • Spelregels: per persoon 1 item van alles meenemen zodat niet alles wordt leeggeroofd. Zijn er nog meer spelregels? Ruilers voorrang geven?
  • Per deelnemende vereniging wordt er 1 coördinator voorgesteld. De verantwoordelijkheid voor het inzamelen ligt bij de vereniging.
  • Ook mensen die niet lid zijn van een vereniging kunnen hun spullen inleveren. Bij de duurzaamheidswinkel of bij de verenigingen?
  • Toekomst: de database van duurzaamheidswinkel gebruiken voor inventarisatie ingeleverde spullen? (Soort marktplaats online?)
  • URL / website / pagina en bijhouden hiervan? Kan deze pagina onder de website van het Beweegteam hangen of van de Duurzaamheidswinkel bv?
  • Wat te doen met de spullen die niet worden meegenomen na afloop van de beurs?

Budget:

  • Eventueel huur locatie
  • Huisstijl ontwikkeling (logo, lettertype, kleurstelling, beeldmateriaal)
  • Communicatieflyers / posters etc.
  • Borden langs de weg?
  • Advertentie in de WC/Kontakt
  • Banners voor inname punten
  • Verzamelboxen voor de verenigingen
  • Versnaperingen en andere kosten tijdens de beursdag
  • Presentje vrijwilligers?
  • Mogelijkheid om met ontwerper/drukker alvast een rekening te betalen dit jaar?

Planning:

Oktober 2023:

  • Organiserend team opzetten: x aantal verenigingen vragen die al aan spullenruilen doen – wie wil meedenken? – Rita vraagt na binnen beweegteam wie we kunnen vragen
  • Offerte huisstijl
  • Plannen van een datum wanneer we als team bij elkaar komen

November 2023:
– Plan verder uitwerken met vrijwilligers van de verenigingen

  • Budgetaanvraag indienen bij het lokaal Sportakkoord

Januari 2024

  • Start planning en communicatie voor de beurs

Maart 2024

  • Beursdag