Notulen Werkgroep 1.1 – projectgroep Sportspullenbeurs – Bijeenkomst 2. 30 november 2023
Datum: 30 november 2023
Tijd: 19:30 – 21:00 uur
Plaats: Duurzaamheidswinkel Woerden
Aanwezig:
Lex Albers, Yvonne Roeland, Gillian de Koning, Evina Dijs Sharrott, Rita Zwiers
Gast: Nieck Engelhard
Afwezig: Stefani Warning
- Rita opent de vergadering en heet iedereen welkom
- We doen een voorstelrondje
(om privacyredenen wordt de inhoud hiervan niet gepubliceerd op de website)
- Doelstelling:
We spreken een tijd over de doelstelling: Is de doelstelling duurzaamheid of de minder bedeelden een kans geven om ook te kunnen sporten?
Willen we spullen gratis weggeven of wordt het een ruilbeurs of een combi van beiden?
De Swap-Sint wordt als voorbeeld gebruikt: spullen worden ingeleverd en mensen krijgen punten / vouchers voor de ingeleverde spullen die ze de volgende dag kunnen inwisselen als ze spullen komen halen. Een combi kan gemaakt worden door de minder bedeelden punten (vouchers) te geven zonder dat ze iets inleveren. In een later stadium zou ook de Woerdenpas gebruikt kunnen worden, maar deze is begin 2024 nog niet operationeel.
–> Lex en Evina onderzoeken samen hoe de swap-sint precies werkt en komen met een voorstel voor de SportspullenBeurs. (nieuwe naam: Swap Sportspullen Woerden?
Willen we de beurs bij de verenigingen houden of op 1 centrale plek? Rita geeft aan dat in de voorjaarsvakantie de Sportbeurs wordt gehouden, misschien kunnen we daar aansluiten?
–>Iedereen is voor aansluiting bij deze sportbeurs maar we realiseren ons ook dat het dan wel kortdag is om alles te regelen. Rita checkt bij collega’s van het beweegteam waar en wanneer de beurs wordt gehouden in 2024. De TechnoHub wordt ook genoemd als goede locatie voor zo’n beurs.
Uitgaande van deze korte termijnplanning kiezen we ervoor om in eerste instantie de communicatie breed te richten op alle bewoners / huishoudens van Woerden en niet (zoals in eerste instantie de bedoeling was) het via de sportverenigingen te laten lopen. Dit zou voor een 2e beurs in 2024 ( logische tijd zou eind augustus / begin september zijn) wel uitgebreid kunnen worden met verenigingen die apart gaan inzamelen voor de beurs.
- Communicatie
Nieck maakt een voorstel van een huisstijl (beeldmateriaal, logo, schrijfwijze etc) en komt met een aantal mogelijkheden om de beurs onder de aandacht te brengen (promotiefilmpje, posters, stickers etc) incl een kostenindicatie. Daarnaast moet in het communicatieplan rekening gehouden worden met het werven van de vrijwilligers voor het inzamelen van de spullen een dag voor de beurs en voor de beursdag zelf. In de communicatie moet rekening gehouden worden met de boodschap dat mensen spullen inleveren op dag X en de communicatie over de beurs zelf op dag Y.
–> Nieck komt met eerste voorstel huisstijl etc. Gillian en Stefanie (?) maken een voorstel voor een communicatieplan.
- Budget
Rita geeft aan dat er dit jaar nog geld in de pot zit van het Lokaal sportakkoord. Het is daarom van belang dat we nog in december de budgetaanvraag doen voor de grote uitgaven van de beurs. Het gaat dan vooral om communciatiekosten en kosten voor aanschaf van spullen, zoals bv kledingrekken etc.
–> Rita maakt budgetvoorstel en mail deze toe. Nieck stuurt 1e week december een kostenindicatie voor de promotie ideeën.
- We hebben 4 thema’s waar we mee aan de slag moeten:
– Organisatie – Evira en Lex
– Vrijwilligers – Evira en Lex
– Financien- Rita
– Huisvesting –Rita
– Communciatie – Gillian en Stefanie(?) ism Nieck
- WVNTTK
Rita maakt app groep aan (Yvon sluit hier niet bij aan)
Rita maakt de notulen en budgetvoorstel en stuurt die rond (Yvon kijkt mee)
Nieuwe datum bijeenkomst: 4 jan 19:30 uur bij de Duurzaamheidswinkel